一、項目背景

　　云浮市應(yīng)急管理局承擔(dān)著全市安全生產(chǎn)、防災(zāi)減災(zāi)救災(zāi)和應(yīng)急救援等重要職責(zé)，會議召開頻率高，內(nèi)容涵蓋應(yīng)急決策、事故研討與工作部署等關(guān)鍵事務(wù)。過去，傳統(tǒng)會議高度依賴紙質(zhì)文件，使得會議籌備工作繁瑣不堪，資料的印刷、分發(fā)不僅耗費大量時間和人力，在應(yīng)急響應(yīng)時，信息傳遞效率低下，難以契合“快速響應(yīng)、高效決策” 的應(yīng)急工作要求。

　　長期以來，云浮市網(wǎng)信辦在會議管理方面面臨著空間分散、檔案繁雜、信息不對稱等問題，這些問題直接導(dǎo)致會議效率低下，會前準(zhǔn)備工作繁瑣，資源配置不合理。同時，傳統(tǒng)的紙質(zhì)會議不利于會議內(nèi)容的長期保存，也不便于會后多方調(diào)取、查詢和訪問。一旦會議文件需要臨時修改，就需要投入大量時間和精力更換打印印刷材料。這種會前準(zhǔn)備工作效率低且存在安全隱患的模式，已無法滿足互動會議提升體驗的需求。此外，網(wǎng)信辦在討論網(wǎng)絡(luò)安全、信息化建設(shè)等議題時，迫切需要一個高效、安全的會議平臺，以保障信息安全和溝通順暢。為順應(yīng)數(shù)字化發(fā)展趨勢，提升工作效率與協(xié)同能力，云浮市應(yīng)急管理局網(wǎng)信辦決定引入無紙化會議系統(tǒng)。

　　二、需求分析

　　1. 應(yīng)急響應(yīng)高效性：在應(yīng)對突發(fā)災(zāi)害或安全事故時，能夠迅速召集會議，實現(xiàn)資料的快速共享與同步，確保各部門快速掌握信息并做出決策。

　　2. 信息安全保密性：應(yīng)急管理工作涉及大量敏感信息，會議系統(tǒng)必須具備嚴(yán)格的加密措施，防止信息泄露。

　　3. 多部門協(xié)同性：應(yīng)急管理局與網(wǎng)信辦及其他相關(guān)部門在會議中需要緊密協(xié)作，系統(tǒng)要支持多部門人員同時參會，便于交流與討論。

　　4. 功能多樣性：除基本的資料展示、會議記錄外，還需具備電子簽名、投票表決、實時批注等功能，滿足不同類型會議的需求。

　　5. 設(shè)備兼容性：兼容現(xiàn)有辦公設(shè)備，如電腦、平板等，無需大規(guī)模更換硬件，降低成本。

　　以往無紙化會議在推行過程中，一直存在“不好用、不管用、效率低”的困境，不僅浪費資源、效率低下，還面臨著文件泄密、網(wǎng)絡(luò)中斷或服務(wù)器故障導(dǎo)致會議中斷的風(fēng)險，同時定制化能力較弱，功能界面未貼合用戶辦會習(xí)慣，操作繁瑣。針對這些問題，Thinuna 推出了智能平板無紙化會議系統(tǒng)解決方案，憑借會議安全保護、終端應(yīng)急、通信加密、流程管理、權(quán)限層級管控、軟件自適應(yīng)、通道解析、HarmonyOS 高效協(xié)同、企業(yè)專屬定制等核心優(yōu)勢，為各行各業(yè)提供一站式智能會議解決方案，有效解決用戶在無紙化會議推進過程中遇到的難題。

　　三、解決方案

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　　此次Thinuna 為云浮市網(wǎng)信辦提供的無紙化會議系統(tǒng)包含10套無紙化會議客戶端軟件V1.0.0(HarmonyOS 版)，可實現(xiàn)會議文件的本地化存儲、傳輸和多終端同步閱讀，與會人員能夠通過客戶端查閱資料、進行電子批注、會中交流討論、投票表決、會后歸檔回看等。

　　1.采用 B/S(瀏覽器 / 服務(wù)器)與 C/S(客戶端 / 服務(wù)器)混合架構(gòu)。B/S 架構(gòu)便于會議組織者通過網(wǎng)頁進行會議管理、資料上傳等操作;C/S 架構(gòu)為參會人員提供專用客戶端，保障會議中資料查看、互動操作的流暢性與穩(wěn)定性。服務(wù)器部署于應(yīng)急管理局內(nèi)部機房，采用雙機熱備技術(shù)，確保系統(tǒng)7×24小時穩(wěn)定運行。

　　2. 為會議室配備10臺華為國產(chǎn)化高端移動平板作為參會終端，便于記錄與批注。

　　配置1套無紙化會議后臺管理系統(tǒng)V1.0.1(HarmonyOS 版)，可實現(xiàn)對會議預(yù)訂、會議審批、通知發(fā)布、創(chuàng)建會議、導(dǎo)入與會人員、坐席安排、上傳議題材料、文件權(quán)限管控、會議記錄等數(shù)據(jù)的集中存儲與管理。

　　配備1臺基于華為麒麟國產(chǎn)操作系統(tǒng)開發(fā)的無紙化會議全數(shù)字會議控制主機PLS-2000MC II，作為此套智能會議系統(tǒng)的加密存儲中心，用于會議資料的存儲及分發(fā)。

　　配置1臺無紙化會議流媒體服務(wù)器 PLS-2000SK II，用于對媒體內(nèi)容進行采集、緩存與調(diào)度。

　　配置1臺無紙化會議流媒體編解碼器 PLS-2000SX II，用于將外部信號實時廣播到所有會議終端并同步顯示。

　　3. 軟件功能：

　　會前準(zhǔn)備：會議組織者通過系統(tǒng)創(chuàng)建會議，上傳各類應(yīng)急方案、事故報告等資料，并設(shè)置參會人員權(quán)限。系統(tǒng)自動向參會人員發(fā)送會議通知，包含會議時間、地點與議程，參會人員可在移動端一鍵確認(rèn)參會。

　　會中互動

　　電子簽到：參會人員使用手寫或點擊進行簽到，簽到信息實時統(tǒng)計，方便掌握參會情況。

　　資料共享與批注：參會人員可在平板上查看會議資料，支持多人同時對資料進行手寫批注、標(biāo)記重點，批注內(nèi)容實時同步，促進討論。

　　投票表決：針對應(yīng)急決策、方案選擇等事項，可發(fā)起在線投票，設(shè)置單選、多選等模式，結(jié)果即時統(tǒng)計顯示。

　　實時交流：內(nèi)置聊天功能，方便參會人員在不打斷會議進程的情況下進行文字交流、提問答疑。

　　遠(yuǎn)程會議：通過視頻會議模塊，實現(xiàn)與遠(yuǎn)程專家、其他部門的實時音視頻連線，共同商討應(yīng)急策略。

　　會后管理：會議結(jié)束后，系統(tǒng)自動生成會議紀(jì)要，整合會議討論內(nèi)容、投票結(jié)果等信息。會議資料自動歸檔，可按會議主題、時間等條件進行檢索查詢，方便后續(xù)復(fù)盤與工作追溯。

　　4. 安全保障：

　　數(shù)據(jù)加密：對會議資料傳輸與存儲采用AES-256加密算法，防止數(shù)據(jù)被竊取或篡改。

　　權(quán)限管理：嚴(yán)格劃分會議組織者、參會人員、管理員等不同角色權(quán)限，限制資料查看、編輯、下載等操作。

　　訪問控制：設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)，結(jié)合應(yīng)急管理局內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)認(rèn)證體系，只有授權(quán)設(shè)備與人員可訪問會議系統(tǒng)。

　　無紙化會議客戶端應(yīng)用功能豐富，包括會議主持、同屏交互、會議簽到、會議概況、視頻播放、投票表決、手寫批注、電子舉手、會議交流、網(wǎng)頁瀏覽等，具有功能豐富、界面簡潔直觀、操作便捷、穩(wěn)定可靠等特點。它能夠幫助會議組織者極大地降低工作壓力，輕松進行會議現(xiàn)場管控，提高與會者的開會效率，同時節(jié)省大量資料印刷費用，完全符合國家低碳、環(huán)保理念。

　　把創(chuàng)新資源進一步聚焦到重點領(lǐng)域，對提升企業(yè)科技創(chuàng)新水平和經(jīng)營效率發(fā)揮了重要支撐作用。該系統(tǒng)提高了企業(yè)會議管理效率，降低了會議成本，加強了與會信息溝通，提升了決策質(zhì)量。智能化的會議記錄使信息更加清晰對稱，有利于提升領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策。

　　未來，Thinuna 將繼續(xù)積極助力推進政企單位進行數(shù)字化會議轉(zhuǎn)型，構(gòu)建智慧化、實用性強、貼合用戶操作習(xí)慣的協(xié)同無紙化辦公平臺，以先進理念和信息技術(shù)引領(lǐng)企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。